Como ficam os secretários escolares com a modernização da gestão e informatização

Secretaria exige profissionais mais capacitados, com formação específica e que saibam reconhecer sua importância na estrutura da escola

Gabriel Jareta

Coração da escola. Termômetro. Cartão de visita. Elo família-escola. Não faltam metáforas para descrever a importância da secretaria - e dos secretários - dentro da estrutura escolar. Responsáveis por toda documentação e arquivamento de informações, os secretários também são a interface entre a escola e os pais de alunos; são o braço direito de diretores em tudo que se refere à legislação educacional e, muitas vezes, fazem o papel de gestores de recursos humanos entre os professores.

Após muito tempo "escondidos" entre a papelada da secretaria, nos últimos anos esses profissionais passaram a ser mais valorizados por governos e disputados no mercado de trabalho por escolas particulares de todos os portes. A capacitação dos secretários tem sido mais estimulada e a categoria ainda ganhou um curso técnico exclusivo para quem quer seguir carreira na área e se desenvolver profissionalmente.

"Atualmente há uma busca pela qualidade da gestão escolar. Antes os cursos eram voltados somente para o professor e para a atuação em sala de aula", afirma Ana Cristina Canettieri, diretora do Centro Educacional Paulo Nathanael (CEPN). Vários fatores contribuíram para essa mudança no que diz respeito à capacitação dos secretários. O principal deles, de acordo com a educadora, foi a criação do curso técnico em secretaria escolar, em 2008. Descrito no Catálogo Nacional dos Cursos Técnicos produzido pelo Ministério da Educação (MEC) dentro do eixo Desenvolvimento Educacional e Social, o programa de 1.200 horas abrange os mais diversos tópicos, de informática e técnicas de atendimento ao público até planejamento e gestão educacional, passando por legislação e métodos de registro e controle acadêmico.

O grande leque de atribuições do secretário faz com que a sua atuação seja sentida em outros setores da escola. "A secretaria é um termômetro. Se ela está desorganizada, os reflexos serão sentidos tanto na hierarquia superior quanto na sala de aula. E mesmo quando a sala de aula não está ativa, o secretário está trabalhando", diz Ana Cristina. Nas escolas públicas, ela observa, o secretário é ainda mais exigido. "O secretário precisa acompanhar a vida funcional dos professores. Muitas vezes eles fazem o papel de gestor de recursos humanos, mas sem ter a qualificação para isso", afirma.

Mudança tecnológica

A qualificação envolve também a atualização de conhecimento em relação a ferramentas e sistemas utilizados no dia a dia da secretaria. Nas últimas duas décadas, saber utilizar computadores e internet passou a fazer parte das atribuições básicas de um profissional da área. A coordenadora do curso técnico em secretaria escolar do Instituto Federal do Rio de Janeiro (IFRJ), Clara Agostini Oliveira, observa que essa mudança geracional é um tema bastante debatido nas aulas do curso de formação.

"Eu me lembro perfeitamente de vivenciar nas escolas a inserção de equipamentos que permitiram que os históricos escolares fossem todos informatizados. À época, cerca de 25 anos atrás, eu encontrei secretários escolares que tinham resistência a essa nova tecnologia", conta.

A resistência a mudanças e o estranhamento com as novas tecnologias exigem que os gestores e formadores saibam lidar tanto com os novos profissionais nas escolas quanto com aqueles mais antigos, que agora se veem de volta à sala de aula para aprender sobre a profissão que já exercem há anos ou décadas. Em muitas redes públicas de ensino, o curso técnico passou a ser obrigatório para quem quer entrar na função ou para quem precisa evoluir na carreira.

"No IFRJ, temos uma proposta de aproveitar a experiência desses profissionais mais antigos para agregar à formação daqueles que estão chegando. Existe um conhecimento do senso comum, da prática, da vivência, que não é menos importante que aquele conhecimento com viés acadêmico e científico. Não é menos importante, mas é diferente", afirma Clara.

Um exemplo prático está em uma das principais atribuições do secretário: o arquivamento de históricos e documentos. No curso técnico, o aluno tem aulas de arquivística, a disciplina que estuda os princípios e técnicas dos arquivos. "Uma escola pode ter um arquivo muito bem organizado porque o secretário tem um senso de organização, mas eu posso ter acesso aos princípios teóricos que me orientam como um arquivo pode ser mais bem organizado", explica a coordenadora do IFRJ, que oferece o curso no âmbito do programa Profuncionário, iniciativa federal para a formação de funcionários de escola (leia mais no box).

Ana Cristina Canettieri também percebe que abordar o "senso comum" com que o trabalho dos secretários é feito é um dos desafios da formação. "Há certos cacoetes que se mantêm: o secretário faz de um jeito porque o anterior fazia assim. Mas as decisões devem ser baseadas na legislação, não no que o secretário anterior fazia", ressalta. Ela também percebe que, com a modernização dos sistemas de administração e a informatização, o perfil dos secretários também começa a mudar e a se tornar mais variado: se antes era uma ocupação quase que exclusivamente feminina, a carreira em secretaria escolar agora tem atraído mais homens.

A formação também garante uma compreensão maior da própria importância do secretário dentro da estrutura escolar. "Os alunos (do curso técnico) falam muito de como se sentem mais seguros para atender os pais e professores. Agora eles entendem toda a responsabilidade da função que exercem", afirma a diretora.

Preferência

Com a percepção crescente da importância da capacitação para exercer um cargo vital dentro da instituição de ensino, estados e municípios têm procurado dar preferência a profissionais com qualificação específica nos concursos públicos, além de estimular a formação continuada. O governo do Distrito Federal é um desses que exigem o diploma de técnico em secretaria escolar para preencher as vagas de secretários. "A sociedade vem cobrando cada vez mais a especialização das funções públicas, principalmente na escola. Quanto melhor a capacitação, melhor será o serviço prestado para a sociedade", afirma o coordenador regional de ensino de Ceilândia, Marcos Antônio de Sousa. Cerca de 100 mil alunos estão matriculados nas escolas de Ceilândia, de um total de 480 mil no DF.

"O secretário é o cartão de visita da escola. É com ele que os alunos e os pais vão ter o primeiro contato quando chegam a uma escola", aponta o coordenador. Segundo ele, a especialização permite que os profissionais saibam utilizar as ferramentas e sistemas tecnológicos de maneira mais eficiente, reconheçam a importância de seu trabalho e, consequentemente, evoluam profissionalmente. "O secretário é o responsável por toda a vida escolar do aluno. Imagine que daqui a dez ou quinze anos você precise do seu histórico escolar do ensino fundamental. Ele precisa estar bem arquivado", exemplifica.

Os cursos de qualificação oferecidos pelo Ministério da Educação e pelo governo do DF permitem que o assistente possa subir na carreira, diz Sousa, mas para ocupar uma vaga de chefe de secretaria o profissional deve aliar a formação à experiência no dia a dia da escola. E o candidato também precisa estar preparado para trabalhar intensamente. "São pessoas muito dedicadas à educação.

O cargo de chefe de secretaria exige muitas vezes ultrapassar o horário de trabalho; são pessoas que estão lá porque acreditam no serviço e querem prestá-lo da melhor forma à sociedade", afirma o profissional.

Michele Alves de Moraes é chefe de secretaria no Centro de Ensino Médio 3 de Ceilândia, uma das maiores escolas do Distrito Federal, com cerca de 3,2 mil alunos. Aos 36 anos, é graduada em biologia e era professora da disciplina, mas em 2013 passou no concurso para o cargo. Michele conta que alguns fatores contribuíram para fazer o curso técnico na área e tentar seguir a carreira: a vontade de continuar no ambiente escolar, o gosto pela área administrativa e a afinidade com a área financeira.

Para Michele, a função exige um profissional dinâmico e que saiba driblar as dificuldades características da área pública. "Temos algumas carências de equipamentos, como computador, impressora, internet. É preciso saber improvisar. Muitas vezes temos de auxiliar os professores em questões básicas de informática", conta. Em sua opinião, somente a experiência prática é capaz de desenvolver as  habilidades necessárias para lidar com situações do tipo. "No curso você aprende a parte teórica, mas o trabalho mesmo você aprende na prática, por isso a vivência do estágio é fundamental", reforça. Hoje ela trabalha com mais seis pessoas na secretaria, mas, pela legislação, seriam necessárias mais três na equipe.

Diploma valorizado

Mesmo em redes em que o curso técnico não é obrigatório, um diploma significa evolução na carreira, como é o caso do município de São Paulo. A secretária Nilce Ruiz Romero, 63 anos, é funcionária de uma escola da rede paulistana há 13 anos, onde entrou como auxiliar. "Eu busquei o curso para me aprimorar e também porque precisava dos pontos para evoluir na carreira", relata. Na opinião dela, a função está sendo mais valorizada e, no caso da escola onde trabalha, no bairro de Cangaíba, zona leste da cidade, o apoio da direção é fundamental. "O reconhecimento é difícil no serviço público; o cargo é muito estressante, tem muitas urgências e cobranças, mas sinto muito prazer no que faço", afirma. Nilce diz que há problemas, claro, especialmente quando se trata de informatização e equipamentos. "Quando há mudança de sistema sempre dá dor de cabeça, e há uma tendência dos mais velhos de reclamar", observa.

Nos colégios particulares, há uma preocupação crescente em capacitar também os funcionários - algumas redes pagam o curso técnico para os secretários mais antigos de casa, e os novos que contam com um diploma do tipo no currículo têm vantagem nos processos seletivos. Foi esse o caso de Jailton Miguel da Silva, 24 anos, que recentemente foi contratado por uma escola privada da zona leste de São Paulo. Segundo ele, sua grande vantagem foi ter um diploma de técnico em secretaria escolar no currículo, além de experiência prévia na área. "Eu trabalho em secretaria escolar desde os 16 anos, mas completei o curso no começo deste ano. As escolas de grande porte hoje levam muito em conta a formação para contratar", diz.

De acordo com Jailton, o curso foi fundamental para dar apoio teórico àquilo que ele já fazia. "Adquiri muitos conteúdos que não conhecia, principalmente em relação a leis e nomenclaturas. A área está passando por muitas transformações, com novos pareceres, novos processos de documentação", conta. Para continuar crescendo na carreira - que é o que ele pretende fazer - o caminho é um só: se atualizar.