O caminho para o sucesso de uma escola passa invariavelmente pela boa administração financeira, não apenas para a obtenção de lucro – como no caso das escolas particulares –, mas também para a sustentabilidade da instituição e a garantia de um suporte adequado para a estrutura pedagógica. Para isso, o profissionalismo nessa área é fundamental. “Não há mais espaço para a gestão amadora nas instituições de ensino. Não se pode arriscar nessa área, pois o preço pode ser extremamente elevado e sem direito ao caminho de volta”, comenta Marino Menossi Junior, especialista em Administração e Gestão Educacional e diretor-geral do Grupo Acerplan Consultoria e Assessoria Educacional.

Menossi afirma que a ideologia das escolas e o foco na parte pedagógica levaram as instituições a deixarem de lado, por muito tempo, a preocupação com a área administrativa e que, por esse motivo, ainda carecem de uma consciência de gestão estratégica. Até mesmo nas escolas privadas isso é visível. A Acerplan realizou uma pesquisa, em 2013, com 106 instituições particulares de ensino, e constatou que os salários das áreas administrativas são até 19% menores do que os das áreas acadêmicas e pedagógicas. “Ainda não existe, na grande maioria das instituições de ensino no Brasil, um pensamento estratégico. Isso porque as escolas particulares nasceram sob a luz do idealismo humano ou do campo da pedagogia, e esses elementos eram suficientes para gerir o negócio em outras épocas. Agora, há a necessidade do conhecimento e da aplicação de um sofisticado processo de administração”, salienta o especialista.

Não é mais possível separar o administrativo do pedagógico, como se um não dependesse do outro. “No cotidiano de uma gestão escolar democrática, para dar suporte à operação educacional, é necessário tomar decisões gerenciais que envolvam recursos financeiros. É importante entender que o negócio da escola é compartilhar e produzir conhecimento e que, para que isso ocorra, é de suma importância monitorar todas as ações pedagógicas, sem esquecer o planejamento financeiro, que financia os recursos facilitadores da aprendizagem”, alerta Karen Cubas, gerente de Educação Corporativa e Sustentabilidade do Senac RJ.

Com esse foco, a revista Gestão Educacional traz uma série de matérias sobre planejamento financeiro, que é o primeiro passo necessário rumo ao sucesso do empreendimento educacional. “O planejamento financeiro é vital para proporcionar o equilíbrio na vida financeira da instituição”, ressalta Carlos Magno Bittencourt, economista e professor da Escola de Negócios da Pontifícia Universidade Católica do Paraná (PUCPR). Segundo o economista, o planejamento garante proatividade para se antecipar às necessidades e agir para contornar dificuldades em busca das metas.

Além disso, o planejamento permite o controle e a verificação contínua sobre o cumprimento da estratégia administrativa. “Sem uma definição de metas [realizada no planejamento financeiro], não se sabe aonde se quer chegar. Os gastos serão pagos, porém dificilmente poderão ser analisados corretamente. Consequentemente, os investimentos e a própria estratégia serão perdidos”, comenta Gisele Kobayashi, educadora financeira da CK Treinamentos. Ela ressalta que o planejamento deve ser feito com base na organização da receita, nos custos e nos investimentos. “Com isso em mãos, o próximo passo é listar as prioridades, ou seja, onde haverá investimento durante o período, e provisionar recursos para que a lista seja atendida. É importante saber para aonde realmente o dinheiro está indo e tentar buscar soluções para melhorar”, afirma.

Confira a seguir orientações dos especialistas sobre como fazer um planejamento financeiro e dar início a uma gestão mais profissional às finanças da escola, tendo como objetivo final a maximização das receitas da instituição.

Levantamento de informações

Um dos primeiros passos para o planejamento financeiro é o diagnóstico da realidade da instituição, ou seja, conhecer a fundo suas despesas e suas receitas. “É de extrema relevância o conhecimento exato dos custos das atividades operacionais da escola”, ressalta Menossi.

Karen Cubas lembra que é fundamental que haja integridade e consistência nas informações utilizadas, uma vez que servirão para fins de planejamento e análise. “É importante levantar o histórico de, no mínimo, três meses e fazer uma média do gasto de áreas como recursos humanos, tecnologia da informação, insumos etc.”, orienta.

Estabelecimento de metas e prioridades

Além do levantamento de custos fixos, devem ser listadas as metas e os objetivos da instituição para o período, descrevendo-se as ações que são pretendidas e os investimentos que devem ser realizados, como estrutura, cursos, contratações etc. Segundo Gisele Kobayashi, nessa etapa é importante ouvir os gestores de diferentes áreas, para levantar as necessidades e estabelecer prioridades. “Esse é o ‘norte’, a definição de aonde se quer chegar. Sem saber disso, provavelmente haverá gastos desnecessários”, alerta.

A especialista orienta, inclusive, que a escola busque sempre provisionar recursos para investimento em infraestrutura e pessoal, “não somente para ter uma empresa saudável financeiramente, mas principalmente para motivar os colaboradores e sempre oferecer a melhor estrutura para se trabalhar”.

Plano de aplicação dos recursos financeiros

Tendo em vista as metas, a definição de prioridades e o diagnóstico financeiro da escola, deve-se criar um plano de como serão distribuídos os recursos, adequando-se os objetivos à realidade orçamentária da instituição.

Planilha de procedimentos

Karen Cubas orienta a escola a detalhar o plano de gastos por meio da descrição das estimativas de entrada de recursos e da previsão de despesas para cada uma das prioridades definidas. As planilhas financeiras permitem detalhar e controlar os gastos, pois apresentam de forma clara e rápida todas as informações relevantes. “Hoje há várias planilhas e aplicativos disponíveis gratuitamente, é interessante perguntar para outros usuários e experimentar até encontrar a que se adequar melhor. A partir de alguma [planilha] pronta, pode-se também ajustá-la para que fique de acordo com o que precisa”, comenta Gisele.

Revisão periódica

Os gastos devem sempre ser avaliados e controlados para que estejam no planejamento. Se for necessário, as ações e o orçamento planejados devem ser revistos, tendo em vista as mudanças entre o real e o estimado e a busca pela maior produtividade. “O acompanhamento é fundamental para que o resultado seja alcançado”, comenta Gisele.

Relatório de prestação de contas

De acordo com a realidade de cada instituição e as políticas que envolvem as entidades mantenedoras, deve-se apresentar o registro de forma transparente dos gastos efetuados para conhecimento da comunidade escolar.

http://www.gestaoeducacional.com.br/index.php/especiais/planejamento-financeiro/638-sem-surpresas-pelo-caminho